Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali , con Interpello n. 2 del 30 settembre 2026, ha fornito importanti chiarimenti in merito alla possibilità di utilizzare strumenti digitali per adempiere agli obblighi di consegna della documentazione al lavoratore e per acquisire dichiarazioni e sottoscrizioni nell’ambito dell’instaurazione e della gestione del rapporto di lavoro.
L’intervento ministeriale conferma l’orientamento favorevole alla digitalizzazione degli adempimenti lavoristici, purché siano rispettati i requisiti di sicurezza, tracciabilità e integrità previsti dalla normativa vigente.
Documentazione informativa: consegna tramite piattaforme digitali
Per tutti i documenti che non richiedono una manifestazione di volontà o una dichiarazione del lavoratore, il Ministero ritiene legittimo l’utilizzo di piattaforme informatiche aziendali con area riservata accessibile al singolo lavoratore.
Rientrano in questa categoria, a titolo esemplificativo:
lettere e comunicazioni informative;
regolamenti aziendali;
informative privacy;
documentazione relativa al rapporto di lavoro;
documenti consegnati in adempimento degli obblighi informativi previsti dalla normativa.
Affinché la modalità digitale sia valida, il sistema adottato deve garantire:
l’identificazione certa dell’utente, la sicurezza degli accessi, la possibilità per il lavoratore di visionare, conservare, scaricare e stampare i documenti; l’integrità della documentazione; la tracciabilità della data di messa a disposizione;
la tracciabilità della presa visione, quando richiesta.
Il Ministero precisa inoltre che è possibile rendere disponibili contemporaneamente più documenti, anche con un’unica presa visione riepilogativa, purché il sistema registri separatamente la data di pubblicazione e l’eventuale presa visione di ciascun documento.
Documenti che richiedono dichiarazioni o sottoscrizioni del lavoratore
Diverso è il caso dei documenti che contengono:
- dichiarazioni di scienza;
- dichiarazioni di volontà;
- accettazioni;
- sottoscrizioni aventi rilevanza giuridica.
In tali situazioni non è sufficiente la sola identificazione tramite SPID o CIE, poiché l’accesso al sistema non equivale alla sottoscrizione del documento.
Per la validità del documento sarà necessario utilizzare:
firma digitale;
firma elettronica qualificata;
firma elettronica avanzata (FEA);
oppure un processo informatico conforme all’art. 20 del Codice dell’Amministrazione Digitale, in grado di garantire sicurezza, integrità, immodificabilità e inequivoca riconducibilità del documento all’autore.
Il Ministero considera particolarmente idonei i sistemi di firma elettronica avanzata basati su identificazione preventiva dell’utente e successiva conferma mediante codice monouso (OTP) inviato su un dispositivo nella disponibilità esclusiva del lavoratore.
SPID e Carta d’Identità Elettronica
L’interpello riconosce la piena validità di:
- SPID;
- Carta d’Identità Elettronica (CIE);
quali strumenti di identificazione dell’utente nell’ambito delle piattaforme digitali utilizzate dai datori di lavoro privati.
Tuttavia tali strumenti hanno esclusivamente funzione identificativa e non sostituiscono la firma elettronica richiesta per le dichiarazioni del lavoratore.
Obblighi di conservazione e verifiche ispettive
Particolare attenzione dovrà essere posta alla conservazione delle evidenze informatiche.
Il datore di lavoro dovrà infatti essere sempre in grado di dimostrare:
l’avvenuta messa a disposizione dei documenti;
la data di pubblicazione;
l’eventuale presa visione del lavoratore;
la corretta formazione e sottoscrizione dei documenti digitali;
la riconducibilità delle dichiarazioni al soggetto dichiarante. Tali evidenze dovranno essere disponibili anche in occasione di eventuali accertamenti ispettivi.
Indicazioni operative per le imprese
Alla luce dei chiarimenti ministeriali, si suggerisce alle imprese che intendano adottare procedure completamente digitali di:
verificare che le piattaforme utilizzate garantiscano accessi riservati e tracciati;
consentire ai lavoratori il download e la conservazione dei documenti;
registrare in modo automatico e conservare gli eventi di pubblicazione e presa visione;
utilizzare sistemi di firma elettronica avanzata, qualificata o digitale per tutta la documentazione che richiede una dichiarazione o sottoscrizione del lavoratore;
predisporre procedure alternative in caso di indisponibilità temporanea della piattaforma;
verificare la conformità degli strumenti adottati alla disciplina privacy, al Codice dell’Amministrazione Digitale e alle Linee Guida AgID.
Per ogni ulteriore informazione o approfondimento, gli uffici dell’Associazione restano a disposizione.
Per Firenze: e.masi@confindustriatoscanacentroecosta.it ; s.rinaldo@confindustriatoscanacentroecosta.it ; v.rovai@confindustriatoscanacentroecosta.it
Per Livorno: e.bartolo@confindustriatoscanacentroecosta.it
Per Massa Carrara: a.biso@confindustriatoscanacentroecosta.it
