Confindustria Firenze, in attesa del decreto di adeguamento nazionale al Regolamento UE 679/2016, offre ai propri associati un primo modello di informativa e consenso destinato ai clienti alloggiati.
Il nuovo Regolamento conserva molti elementi della precedente disciplina, ma pone particolare attenzione alla redazione dell’informativa la cui correttezza e completezza determina la legittimità o meno dei trattamenti svolti dall’azienda.
I Contenuti Dell’informativa
L’informativa deve essere concisa e con un linguaggio semplice e chiaro.
Le informazioni debbono essere fornite per iscritto o con altri mezzi, anche elettronici.
L’informativa dovrà contenere:
– i riferimenti e i dati di contatto del titolare e, se previsti, di responsabile e DPO;
– scopo della raccolta e finalità dei trattamenti;
– diritti dell’interessato;
– modalità dei trattamenti;
– periodo di conservazione dei dati o criteri utilizzati per determinarli;
– trasferimento dati in un paese terzo, se previsto;
– trattamento dati sensibili, se previsto.
I Trattamenti
L’informativa deve indicare con chiarezza i trattamenti per i quali non è dovuto il consenso in quanto necessari all’esecuzione del contratto e/o all’adempimento di un obbligo di legge, nonché tutti i trattamenti che l’azienda intenda effettuare, per i quali il consenso è invece dovuto.
In caso di verifiche e controlli, la liceità del trattamento sarà valutata sulla base della completezza delle informazioni rese all’interessato e come già previsto, la legittimità della conservazione nel tempo sarà legata al perdurare o meno della validità delle finalità dei trattamenti come descritti in informativa.
Altri Trattamenti
L’azienda dovrà indicare eventuali altri trattamenti effettuati, per i quali dovrà essere richiesto il consenso.
Di seguito alcuni esempi relativi ai trattamenti più diffusi:
– offrire servizi attenti e personalizzati al cliente durante tutto il soggiorno all’interno della nostra struttura quali quelli di segreteria, per espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate a lei indirizzati, consegna di posta e pacchi, passaggio delle telefonate in camera e prenotazione di servizi esterni;
– inviarle nostri messaggi promozionali e aggiornamenti sulle tariffe e sulle offerte praticate. Per tale finalità, previa acquisizione del suo consenso, i suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di ……………….. e non saranno comunicati a terzi. Potrà revocare il consenso in qualsiasi momento;
– rendere più rapide le procedure di registrazione in occasione di prossimi soggiorni presso la nostra struttura. I suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di ………………..
Categorie Particolari Di Dati Personali (ex “dati sensibili”)
Si tratta dei dati idonei a rivelare l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché i dati genetici e biometrici, i dati intesi ad identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alla salute, alla vita sessuale o, ancora, all’orientamento sessuale della persona.
Per questi dati vige il principio del divieto del trattamento.
Eccezioni a tale regola generale prevedono che il divieto di trattamento non si applica al verificarsi di determinate condizioni – (cfr art. 9 comma 2 – es: l’interessato ha prestato il proprio consenso esplicito, il trattamento è necessario per tutelare un interesse vitale dell’interessato, …).
Ogni azienda dovrà quindi valutare l’esigenza o meno di trattare tali dati e, nel caso, adeguare informativa e consenso, attivando inoltre tutti gli ulteriori adempimenti previsti dalla legge (nomina DPO, la valutazione d’impatto ecc.).
Minori Di 16 Anni
In caso di un’offerta di servizi a soggetti minori di 16 anni, è necessario sottolineare che il consenso dovrà essere prestato o autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale di cui sono acquisiti i dati identificativi e copia dei documenti di riconoscimento. A riguardo sottolineiamo che la materia potrebbe essere oggetto di modifica nel decreto di adeguamento nazionale.
Videosorveglianza
Se l’azienda ha un sistema di videosorveglianza ricordiamo che il trattamento se effettuato nel legittimo interesse a garantire la protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale attraverso un sistema di videosorveglianza, non richiede un consenso esplicito, ma prevede l’obbligo di informativa.
L’informativa deve essere disponibile con riferimento ai fruitori degli spazi interessati, quindi potrebbe essere inserita nel presente modello, ma qualora la videosorveglianza fosse presente in aree aperte ai non alloggiati sarà necessario prevedere una informativa ad hoc.
Contatti:
d.ssa Enrica Masi tel. 055 2707219; e-mail: enrica.masi@confindustriafirenze.it
d.ssa Veronica Rovai tel. 055 2707277; e-mail: veronica.rovai@confindustriafirenze.it
d.ssa Stefania Rinaldo tel. 055 2707274; e-mail: stefania.riando@confindustriafirenze.it
